Política de privacidad

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1. Identificación del responsable

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NovaPOS es un nombre comercial operado por:

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Razón social o nombre del titular: NovaPOS de Costa Rica
Cédula jurídica o de identidad: 3-102-763956
Nombre comercial: NovaPOS
Dirección física: Alajuela, Grecia Costa Rica.
Correo electrónico: ventas@novapos.net
Teléfono y WhatsApp: +506 8876 8400
Dominio: www.novapos.net

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En adelante, se utilizará el nombre “NovaPOS” para referirse al responsable del tratamiento de los datos personales recopilados mediante este sitio web y sus canales oficiales de contacto.

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2. Normativa aplicable

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Esta Política de Privacidad se emite de conformidad con la legislación vigente de la República de Costa Rica, especialmente con la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, su Reglamento, Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP, sus reformas y demás normativa aplicable.

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NovaPOS procura respetar los principios de consentimiento informado, calidad de la información, finalidad, proporcionalidad, confidencialidad y seguridad de los datos personales.

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3. Alcance de esta política

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Esta política se aplica a los datos personales recopilados mediante:

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• Los formularios disponibles en el sitio web de NovaPOS.

• Las solicitudes de información, cotización o demostración.

• El correo electrónico, teléfono y WhatsApp de NovaPOS.

• Los formularios de soporte técnico.

• La contratación, instalación, licenciamiento y utilización de productos o servicios.

• Las comunicaciones comerciales autorizadas.

• Las cookies y tecnologías utilizadas durante la navegación por el sitio web.

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Esta política se refiere principalmente a la información recopilada por NovaPOS. Los servicios, plataformas o sitios web externos disponen de sus propias políticas de privacidad.

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4. Datos personales que podemos recopilar

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Dependiendo de la interacción del usuario con NovaPOS, podemos recopilar las siguientes categorías de información:

 

4.1. Datos de identificación y contacto

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• Nombre y apellidos.

• Nombre de la empresa o comercio.

• Número de identificación o cédula jurídica, cuando sea necesario para contratar o facturar.

• País, provincia, cantón o ubicación general.

• Correo electrónico.

• Número de teléfono o WhatsApp.

• Cargo o relación con la empresa que representa.

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4.2. Datos comerciales y contractuales

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• Productos o servicios de interés.

• Solicitudes de cotización.

• Información relacionada con licencias, planes, instalaciones o renovaciones.

• Historial de atención y comunicaciones.

• Información necesaria para preparar contratos, facturas o comprobantes electrónicos.

• Datos relacionados con pagos, sin que NovaPOS necesariamente almacene directamente los datos completos de tarjetas bancarias.

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4.3. Datos de soporte técnico

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Cuando el usuario solicita soporte, NovaPOS puede recopilar:

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• Nombre de la empresa o cliente.

• Número de licencia, estación o instalación.

• Versión del sistema.

• Características generales del equipo.

• Sistema operativo.

• Mensajes de error.

• Registros técnicos.

• Dirección IP.

• Capturas de pantalla, archivos o respaldos suministrados voluntariamente.

• Información necesaria para diagnosticar y resolver la incidencia reportada.

​

El cliente deberá evitar enviar datos personales de terceros, claves, información bancaria o información sensible que no sea necesaria para resolver la solicitud.

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4.4. Datos de navegación

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Durante la navegación pueden recopilarse automáticamente determinados datos técnicos, entre ellos:

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• Dirección IP.

• Tipo de dispositivo.

• Sistema operativo.

• Navegador utilizado.

• Fecha y hora de acceso.

• Páginas visitadas.

• Sitio o fuente desde la cual llegó el visitante.

• Preferencias y decisiones relacionadas con cookies.

​

El sitio web está desarrollado o alojado mediante servicios de Novasoft, por lo que esta plataforma puede tratar determinados datos técnicos por cuenta del responsable del sitio. Novasoft indica que sus servicios pueden recopilar información relacionada con visitantes de los sitios de sus usuarios y utilizar cookies para el funcionamiento, seguridad y análisis de su plataforma.

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5. Finalidades del tratamiento

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Los datos personales podrán utilizarse para las siguientes finalidades:

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1. Atender consultas, solicitudes de información y mensajes enviados por los usuarios.

2. Preparar y enviar cotizaciones comerciales.

3. Coordinar demostraciones, instalaciones, capacitaciones o reuniones.

4. Gestionar la contratación, activación, renovación y licenciamiento de NovaPOS.

5. Prestar soporte técnico y dar seguimiento a incidencias.

6. Administrar la relación comercial con clientes y distribuidores.

7. Emitir facturas, comprobantes electrónicos y documentos administrativos.

8. Gestionar pagos, cobros, renovaciones o saldos pendientes.

9. Verificar la identidad del cliente y la legitimidad de determinadas solicitudes.

10. Mantener la seguridad del sitio web, los sistemas, las licencias y los servicios.

11. Prevenir usos fraudulentos, accesos no autorizados o incumplimientos contractuales.

12. Cumplir obligaciones legales, tributarias, administrativas o judiciales.

13. Elaborar estadísticas internas y mejorar los productos, servicios y experiencia del usuario.

14. Enviar promociones, noticias, actualizaciones o información comercial cuando el usuario lo haya autorizado.

 

NovaPOS no utilizará los datos para finalidades incompatibles con aquellas que fueron informadas al momento de su recopilación.

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6. Consentimiento y fundamento del tratamiento

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Cuando corresponda, NovaPOS solicitará el consentimiento expreso, libre, específico e informado del titular antes de recopilar o utilizar sus datos personales.

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Además del consentimiento, determinados datos podrán tratarse cuando sean necesarios para:

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• Atender una solicitud realizada por la persona.

• Preparar una cotización o propuesta comercial.

• Ejecutar una relación contractual.

• Proporcionar un producto o servicio contratado.

• Cumplir obligaciones legales.

• Atender requerimientos de autoridades competentes.

• Proteger los sistemas, servicios y derechos de NovaPOS o de sus clientes.

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La aceptación de esta Política de Privacidad no implica una autorización ilimitada. Los datos únicamente podrán utilizarse para las finalidades informadas.

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7. Campos obligatorios y facultativos

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Los formularios podrán identificar determinados campos como obligatorios. Estos serán necesarios para atender correctamente la solicitud del usuario.

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Cuando el usuario no suministre un dato obligatorio, NovaPOS podría no estar en capacidad de:

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• Responder la consulta.

• Preparar una cotización.

• Procesar una contratación.

• Emitir una factura.

• Activar una licencia.

• Proporcionar soporte técnico.

​

Los campos no marcados como obligatorios serán facultativos.

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8. Comunicaciones comerciales

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NovaPOS podrá enviar información sobre productos, nuevas versiones, aplicaciones, servicios, promociones, actualizaciones o noticias únicamente cuando exista autorización del destinatario o una relación comercial que permita la comunicación conforme a la legislación aplicable.

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El usuario podrá retirar su autorización en cualquier momento:

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• Utilizando la opción para cancelar la suscripción, cuando esté disponible.

• Escribiendo a ventas@novapos.net.

• Solicitándolo mediante los canales oficiales de NovaPOS.

​

Retirar el consentimiento para comunicaciones comerciales no afectará las comunicaciones operativas relacionadas con licencias, facturación, seguridad, soporte o servicios contratados.

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9. Destinatarios y proveedores de servicios

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NovaPOS no vende, alquila ni comercializa las bases de datos personales recopiladas mediante su sitio web.

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Los datos podrán ser tratados o comunicados únicamente cuando sea necesario a:

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• Proveedores de alojamiento web y servicios tecnológicos.

• Wix, como plataforma de creación, alojamiento o administración del sitio.

• Proveedores de correo electrónico y mensajería.

• Proveedores de almacenamiento, respaldo y seguridad informática.

• Proveedores de facturación, contabilidad o procesamiento de pagos.

• Profesionales que brinden servicios legales, contables, técnicos o administrativos.

• Autoridades tributarias, administrativas, judiciales o regulatorias, cuando exista una obligación legal.

• Proveedores que participen directamente en la entrega o soporte de un servicio solicitado.

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Estos terceros recibirán únicamente la información necesaria para desempeñar sus funciones y deberán tratarla con medidas razonables de confidencialidad y seguridad.

 

10. Transferencias y almacenamiento internacional

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Algunos proveedores tecnológicos utilizados por NovaPOS, incluyendo servicios de alojamiento, almacenamiento, mensajería, analítica o administración del sitio web, pueden operar servidores o infraestructura fuera de Costa Rica.

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Como resultado, determinados datos pueden almacenarse o procesarse en otros países. NovaPOS procurará utilizar proveedores reconocidos, condiciones contractuales apropiadas y medidas razonables para proteger la información.

​

Cuando una transferencia requiera consentimiento, NovaPOS informará al titular y solicitará la autorización correspondiente, salvo que exista alguna excepción legal aplicable.

 

11. Conservación de la información

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Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recopilados.

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Como criterio general:

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• Las consultas no contratadas podrán conservarse hasta doce meses después de la última comunicación.

• Los datos de prospectos comerciales podrán conservarse mientras exista una negociación activa o autorización para recibir comunicaciones.

• Los datos de clientes serán conservados durante la relación contractual y posteriormente durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, contractuales o atender posibles reclamaciones.

• Los registros técnicos y de soporte se conservarán mientras sean necesarios para resolver la incidencia, mantener la seguridad o respaldar el historial del servicio.

• Los datos utilizados para comunicaciones comerciales se conservarán hasta que el usuario retire su consentimiento o solicite su eliminación.

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El Reglamento costarricense establece, como regla general, que la conservación de datos que puedan afectar a su titular no debería exceder diez años desde la terminación del objeto del tratamiento, salvo que exista una norma especial, una relación continuada, un acuerdo válido o un interés público que justifique otro plazo.

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Cuando los datos ya no sean necesarios, se eliminarán, bloquearán, anonimizarán o conservarán únicamente cuando exista una obligación legal.

 

12. Derechos de las personas titulares

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Toda persona puede solicitar:

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• Confirmación sobre la existencia de datos personales relacionados con ella.

• Acceso a sus datos personales.

• Información sobre la forma en que se utilizan.

• Rectificación de datos incorrectos o incompletos.

• Actualización de sus datos.

• Supresión o eliminación cuando corresponda.

• Revocación del consentimiento.

• Información sobre destinatarios o transferencias realizadas.

• Oposición a determinados tratamientos cuando exista una causa legítima.

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La Ley N.º 8968 reconoce los derechos de acceso, rectificación y supresión, así como el derecho a consentir la cesión de los datos personales.

 

13. Procedimiento para ejercer los derechos

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La solicitud deberá enviarse a:

Correo electrónico: ventas@novapos.net
Asunto recomendado: Solicitud de protección de datos personales

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La persona deberá indicar:

1. Nombre completo.

2. Medio para recibir notificaciones.

3. Descripción clara de la solicitud.

4. Datos o registros a los que se refiere.

5. Información suficiente para verificar que es la titular de los datos o su representante autorizado.

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NovaPOS podrá solicitar una identificación razonable cuando sea necesario para evitar que los datos sean entregados, modificados o eliminados por una persona no autorizada.

​

Las solicitudes serán atendidas dentro del plazo establecido por la normativa costarricense. El artículo 7 de la Ley N.º 8968 establece un plazo de cinco días hábiles para atender solicitudes relacionadas con el acceso y la rectificación o supresión de datos, según corresponda.

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El ejercicio de estos derechos será gratuito, salvo solicitudes abusivas, repetitivas o situaciones permitidas expresamente por la ley.

 

14. Seguridad y confidencialidad

​

NovaPOS aplicará medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra:

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• Acceso no autorizado.

• Uso indebido.

• Alteración.

• Pérdida.

• Destrucción accidental o ilícita.

• Divulgación no autorizada.

• Tratamiento contrario a la finalidad informada.

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Estas medidas pueden incluir controles de acceso, contraseñas, respaldo de información, actualizaciones, protección de equipos, registros de actividad y restricciones para el personal autorizado.

​

La Ley N.º 8968 exige adoptar medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y evitar su pérdida, alteración o acceso no autorizado.

​

No obstante, ningún sistema conectado a Internet puede garantizar una seguridad absoluta. El usuario también deberá proteger sus dispositivos, contraseñas y medios de acceso.

 

15. Cookies

​

El sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para:

​

• Permitir el funcionamiento técnico del sitio.

• Recordar preferencias.

• Mantener la seguridad.

• Medir visitas y rendimiento.

• Analizar la navegación.

• Mejorar el contenido y la experiencia del usuario.

• Medir campañas comerciales, cuando estas se encuentren activas.

 

Las cookies podrán clasificarse como:

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Cookies esenciales

​

Son necesarias para el funcionamiento, navegación, seguridad y utilización básica del sitio. No pueden desactivarse desde determinados sistemas sin afectar el funcionamiento de la página.

​

Cookies funcionales

​

Permiten recordar preferencias o habilitar funciones adicionales.

​

Cookies analíticas

​

Ayudan a comprender cómo utilizan los visitantes el sitio, cuáles páginas consultan y cómo puede mejorarse su funcionamiento.

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Cookies de marketing

​

Pueden utilizarse para medir campañas, limitar anuncios repetidos o mostrar contenido relacionado con los intereses del usuario.

​

Este sitio permite instalar un banner que bloquea las cookies y scripts no esenciales hasta que el visitante otorgue su consentimiento. También permite realizar un escaneo para identificar componentes de este sitio y de terceros que utilicen cookies.

​

El visitante podrá aceptar, rechazar o configurar las cookies no esenciales mediante el banner disponible en el sitio. También podrá eliminar o bloquear cookies desde la configuración de su navegador.

​

La lista concreta de cookies puede cambiar cuando se agregan, eliminan o actualizan aplicaciones e integraciones. NovaPOS procurará mantener actualizada la información disponible en el panel de configuración de cookies.

 

16. Enlaces y servicios de terceros

​

El sitio puede incluir enlaces a WhatsApp, redes sociales, plataformas de pago, portales de facturación u otros servicios externos.

Cuando el usuario accede a un servicio externo, el tratamiento de sus datos estará sujeto también a las condiciones y políticas del proveedor correspondiente. NovaPOS no controla las prácticas de privacidad de sitios ajenos.

 

17. Información de otras personas

​

El usuario no deberá proporcionar datos personales de otra persona sin contar con autorización o fundamento suficiente.

​

Cuando un cliente entregue datos de empleados, representantes, contactos, proveedores o terceros para la prestación de un servicio, será responsable de haberles informado adecuadamente y de contar con las autorizaciones necesarias.

 

18. Personas menores de edad

​

Los productos y servicios de NovaPOS están dirigidos principalmente a empresas, comercios, profesionales y personas con capacidad para contratar.

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NovaPOS no busca recopilar conscientemente datos personales de personas menores de edad. Si se detecta que una persona menor suministró datos sin la autorización correspondiente, su representante podrá solicitar su eliminación mediante ventas@novapos.net.

 

19. Reclamaciones ante PRODHAB

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La persona titular podrá presentar una gestión directamente ante NovaPOS para intentar resolver cualquier situación relacionada con sus datos.

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Cuando considere que sus derechos no han sido atendidos correctamente, podrá acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes, PRODHAB, autoridad costarricense encargada de velar por el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales.

 

20. Modificaciones de esta política

​

NovaPOS podrá modificar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios legales, tecnológicos, comerciales o relacionados con sus servicios.

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La fecha de actualización se mostrará al inicio del documento. Cuando el cambio sea relevante, NovaPOS podrá comunicarlo mediante el sitio web, correo electrónico u otro medio apropiado.

 

21. Contacto

​

Para consultas relacionadas con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de datos personales:

NovaPOS
Correo: ventas@novapos.net
Teléfono y WhatsApp:  +506 4419-0911 / +506 8876-8400
Dirección: Alajuela, Grecia Costa RIca.